EL SISTEMA de ARCHIVO y (III)

El Servidor de Archivos

La idea del servidor de archivos, opera necesariamente en combinación con una “red local”, y consiste básicamente en que todo el “sistema de archivo” se encuentra “fuera” del ordenador de trabajo, de tal forma que la conexión permanente a través de la red, permite abrir o guardar los archivos que se manejan normalmente.

Esta es una solución necesaria, en cuanto la organización del trabajo supera un cierto tamaño o complejidad y requiere que varias personas diferentes, tengan que intervenir y operar sobre los mismos archivos de trabajo, naturalmente cada una desde su propio ordenador.

El servidor de archivos normalmente es un ordenador único, en el que se alojan “todos” los datos y archivos de una determinada organización de trabajo, que suele funcionar desatendido, y tiene una gran capacidad de archivo y comunicación dentro de la red. En este caso el problema de organizar el archivo ya está implícito y vinculado al propio ordenador, al igual que todos los temas de seguridad. Normalmente requieren la intervención de un “informático” dedicado a ellos como “administrador del sistema”.

 

Al igual que en el caso de la red local, el “tamaño” o entidad del “servidor” puede ser muy diversa, y nada impide que en una pequeña red local de tres o cuatro máquinas, decidamos organizar nuestro trabajo concentrando todos los archivos de datos en uno de los ordenadores, para operar con todos los demás, “colgando” los archivos a través de la red. Esta opción nos da la ventaja del “origen único”, y la posibilidad de concentrar solamente en ese “ordenador” todas las tareas de copia de seguridad y control de la integridad de datos, lo cual redunda siempre en una mejor eficacia del conjunto.

La lista externa

Una vez que tenemos configurado nuestro archivo de trabajo en una carpeta del disco duro, será conveniente hacer una previsión de los diferentes tipos de trabajos o datos que vamos a almacenar en ella, y si queremos que la configuración de nuestro archivo sea estable en el tiempo, parece oportuno establecer a continuación de la carpeta raíz, un pequeño conjunto de temas o capítulos que puedan mantener separados diferentes tipos de trabajos, o incluso datos, aunque también puede haber quien prefiera mantener otra separación por años o épocas, o bien por ubicaciones geográficas.

En todo caso teniendo en cuenta que el número de archivos y carpetas va a ir creciendo con el tiempo, parece aconsejable utilizar alguna denominación estandarizada y sistemática para identificar las carpetas mediante una etiqueta lo más corta posible pero siempre “única” que a su vez debemos combinar con una “lista” o “relación” de los trabajos que incluya otros datos mas representativos de cada uno, como “título”, “fecha de inicio”, “nombre de cliente”, “fase de desarrollo” etc, la cual nos permite localizar los diferentes trabajos que tenemos en ellas con distintos criterios de búsqueda.

Esa “lista” de referencia, difícilmente puede ser reemplazada por la propia lista del directorio, ya que aunque el sistema operativo admite nombres largos, siempre conviene tener información que no puede caber solo el nombre, y por otra parte en cuanto anidemos varios niveles de carpetas la longitud combinada de los nombres de archivo, se puede volver desproporcionada.

Obviamente una lista de ese tipo constituye lo que  en informática se conoce con una “base de datos”, que podemos alojar en un documento de texto escrito en “World”, pero parece mucho más oportuno y adecuado, utilizar un archivo de “Access”, o simplemente una hoja de cálculo “Excel”, que permiten definir múltiples campos, y a su vez localizar y ordenar la lista por distintos criterios o campos, además de poder aplicar filtros y condiciones de búsqueda, o relacionar la lista de trabajos con otras “tablas”, como la agenda de clientes, la facturación, el desarrollo pormenorizado de los trabajos etc.

Uno de los tipos de “campo” que podemos emplear en ambos casos (Access o Excel) son las direcciones de cada carpeta en formato “URL” aunque sea dentro de nuestro ordenador o red local, de tal forma que con la hoja o el formulario abierto cuando “marquemos” con el cursor en ese campo, inmediatamente el sistema operativo despliega en pantalla, una ventana con el contenido de esa dirección, es decir los archivos de trabajo del proyecto, sin que tengamos la necesidad de “localizar” la carpeta concreta, navegando con el explorador de archivos.

Un  ejemplo

En mi caso he ido elaborando un “archivo de trabajos”, que esta anclado sobre una carpeta situada en el directorio “raíz” de la unidad “C:”, que he llamado “LIB”. El nombre no es muy adecuado porque coincide con uno reservado en los sistemas Unix/Linux, aunque de todos modos yo comencé a usarlo bajo el antiguo MS-DOS, y en aquella época no conocía esa circunstancia. Dentro de esa carpeta tengo alojados en un primer nivel, todos los archivos de bloques de AutoCAD, rutinas de AutoLISP, menús y otros archivos de personalización que he ido desarrollando a lo largo del tiempo, y de ahí su nombre “LIB”.

A su vez esa carpeta contiene otro conjunto de carpetas que identifico con una primera inicial destacada, y me sirven para ordenar y separar diferentes familias o categorías de trabajos, y también datos complementarios y comunes a diferentes proyectos, como pueden ser las recopilaciones de archivos de “cartografía”, documentos de referencia como normas de tipo técnico, legislación general o sectorial u otros datos de tipo personal como el currículo etc.  

                                           

Para las carpetas de los distintos trabajos, la denominación en cada categoría, esta formada por la letra inicial del grupo y a continuación un número secuencial que se va incrementando con cada nuevo trabajo o referencia.

En mi caso la lista externa está configurada como una base de datos implantada bajo Access, en la que además se gestionan datos de facturación, agenda de clientes, fases del desarrollo de cada obra etc. En las imágenes adjuntas se pueden ver varios ejemplos como la estructura de carpetas o el formulario de "Access".

Aunque esta forma de organizar un archivo general, podría parecer un tanto ingrata y dura, ya que a primera vista no se tiene ni idea del contenido de cada carpeta o del trabajo al que pertenece, y siempre va a requerir que utilicemos la “lista auxiliar”, para poder identificar el trabajo o proyecto que contiene, hay que tener en cuenta que existe un mecanismo en el sistema operativo que resulta muy útil y potente para facilitar ese tipo de tareas, y que son “Los accesos directos”.

El sistema de copia de seguridad que yo empleo, consiste en hacer una copia completa de la carpeta LIB en una serie numerada de DVDs, pero con una periodicidad larga de tipo anual o semestral. Para asegurar las copias durante los intervalos, se hace diariamente una captura rápida de “todos” los archivos modificados o nuevos de cada “día”, y con ellos se va generando una replica parcial de la carpeta LIB en una llave de memoria tipo FLASH. La llave de memoria va acumulando los archivos diarios, que al mantener la misma estructura de carpetas, va superponiendo las distintas versiones de los mismos archivos a medida que se modifican, y cuando se agota la capacidad de la llave, o bien se hace un nuevo DVD, con la extensión de ese periodo, o se realiza una nueva serie “a origen”. Además del sistema de DVDs. y la llave, mantengo otra redundancia, aunque en este caso se hace sobre el disco duro del ordenador portátil, en el que diariamente se van “replicando”, las modificaciones en la carpeta LIB original, con la selección diaria de archivos.

Naturalmente JAMAS, se opera directamente sobre los archivos situados en esa “réplica” de LIB, ya que se estaría violando el principio del “origen único”, pero resulta cómoda e inmediata, para localizar archivos dañados o borrados accidentalmente, o bien para poder "consultar" el estado de cualquier trabajo desde el ordenador portátil. Si en alguna ocasión se trabaja desde el ordenador portátil, se opera conectado mediante la red local, sobre los archivos que se encuentran en el ordenador fijo.

Los accesos directos

El “acceso directo” es un objeto que utiliza el sistemas operativo Windows, y consiste en una especie de “puntero”, o referencia indirecta de tal forma que mantiene un “nombre” y un “icono”, asociados, igual que cualquier otro objeto del sistema, como los “archivos” y “carpetas” normales, pero en este caso no está asociado con el objeto en sí, sino solamente con su dirección en el disco, de tal forma que marcando sobre el “acceso directo”, en el caso que corresponda a una carpeta, el SO abre inmediatamente una ventana que nos muestra su contenido, y si está asociado con un  “archivo”, el SO procesa la ejecución de este, arrancando el programa si es directamente ejecutable, o bien abriendo el archivo con el programa que tenga asociada su extensión. El icono representa normalmente la misma “imagen” que el archivo apuntado, pero se añade una marca distintiva, constituida por una pequeña flecha que se sitúa en la esquina inferior izquierda.

La creación de accesos directos dentro del SO resulta bastante elemental, ya que basta con marcar o destacar el objeto que nos interesa, y desplegando el menú contextual con el botón derecho tenemos la opción de crear el acceso en esa mismo carpeta, o bien enviar al escritorio un nuevo acceso directo que apunta al objeto que tenemos marcado. Una vez designado o marcado el icono recién creado, lo podemos mover o cambiar de ubicación o de nombre sin que se altere para nada la dirección sobre la que apunta. En los sistemas Linux/Unix existe un tipo de objetos denominados “pipes”, que pueden cumplir una función similar.

Esta características, combinadas con el sistema de archivo nos permiten realizar una gestión mucho más cómoda de nuestro “sistema de archivo”, ya que con este podemos generar solamente los “accesos directos” de aquellos trabajos o carpetas que estamos utilizando en cada temporada, y cambiando su nombre por alguna etiqueta más descriptiva, podemos ubicarlos con tranquilidad en el “escritorio”, ya que su pérdida no afectaría para nada a los datos en la carpeta apuntada, o bien en una carpeta especial dedicada a los trabajos en curso, o en la librería de documentos del sistema o en cualquier otra ubicación que sea de nuestro gusto.

Mediante este sistema de “accesos directos” también se puede construir una referencia histórica o geográfica del archivo de trabajos, sin mas que organizar una nueva estructura de carpetas con la configuración oportuna, para colocar solamente los “accesos directos” que apuntan a las carpetas de los trabajos dentro del archivo general. En este caso ya podemos modificar el nombre por algo más descriptivo, y también despreocuparnos de la longitud del nombre, ya que en este caso no se acumulan en el “Path” del sistema.